Quando uma empresa almeja organizar, acompanhar e otimizar os processos mais utilizados em seu modelo de negócio, ela precisa aderir a sistemas que permitem a sincronização de execução das atividades, com a integração das áreas e a sua conexão interna como um todo.

Com isso, o workflow (ou “fluxo de trabalho”, traduzido do inglês) entra como uma solução definitiva para melhorar os resultados da sua empresa e conectar todos os departamentos. Basicamente, essa ferramenta é uma cadeia de tarefas que acontecem em uma sequência, caracterizada como um processo regular.

Essa ideia começou em empresas manufatureiras, após contribuições de Frederick Taylor e Henry Gantt. Ambos estudaram modos de organizar o trabalho de maneira mais consciente e racional, sobretudo com o crescimento da Revolução Industrial. Os fluxos de trabalho, com o passar do tempo, mostraram-se cada vez mais úteis, principalmente porque eles organizavam processos cada vez maiores e mais complexos, tornando tudo mais prático e organizado nas indústrias.

Seu conceito é semelhante a uma receita qualquer: você pega certos ingredientes (entradas), faz algumas preparações (atividades) e, por fim, tem o prato pronto (saída). Sobretudo, o workflow é uma série organizada de tarefas que devem ser cumpridas para alcançar um objetivo determinado pelo planejamento estratégico da empresa.

Processo X Workflow

Antes de entender um pouco mais sobre o workflow e sua praticidade, é importante ressaltar a diferença entre essa ferramenta e o conceito de processo.

Basicamente, os processos consistem em uma sequência de atividades, que são subdivididas em tarefas organizadas de uma maneira lógica e programada. Seu objetivo é garantir a entrega de um produto/serviço final para satisfazer o cliente.

Já os workflows promovem um conjunto de tecnologias e ferramentas que fazem com que as informações e atividades da organização sigam em conformidade. Ou seja, é possível entendê-los como uma consequência dos processos, visto que essa ferramenta entra para modelar e melhorar de forma contínua as atividades da empresa, gerando lucros e o alcance dos objetivos.

Quais são as vantagens do Workflow?

Compreende-se esse sistema como a organização meticulosa e estratégica das técnicas, de forma a garantir os melhores resultados de produtividade possíveis. O workflow apresenta diversas vantagens, como por exemplo:

• Agiliza o gerenciamento das tarefas: de certa forma, quando há um padrão de atividades na empresa, as tarefas são cumpridas rapidamente e os colaboradores ficam cientes sobre o fluxo de trabalho existente. Isso auxilia na clareza de funções e responsabilidades, além de promover a transparência e uma cultura organizacional ágil e inovadora;
• Oferece fluidez no andamento dos processos: gerenciando bem as tarefas, o workflow oferece fluidez no andamento das atividades, bem como a diminuição do tempo gasto em sua execução. Desse modo, novos projetos podem ser criados ou antecipados;
• Otimiza os produtos e serviços entregues aos clientes: há uma melhora considerável nos produtos e serviços ofertados pela empresa aos consumidores. Essa ferramenta é ótima para o Customer Success (sucesso do cliente), melhorando a experiência de compra do consumidor, visto que tudo será entregue em menos tempo e com mais qualidade;
• Simplifica a comunicação interna: sendo um ponto crítico da empresa, a comunicação interna tem eficácia com a implementação do workflow, visto que ele promove a integração entre as áreas e a produtividade da organização como um todo. É importante ter um bom workflow para evitar mal-entendidos, informações importantes perdidas e erros cruciais em processos.

Entre outros benefícios gerais, estão:

• Redução de custos e diminuição de desperdícios;
• Aumento da eficiência e eficácia da empresa;
• Aumento da cooperação entre os colaboradores;
• Melhoria contínua dos processos.

É notável que a ferramenta ajuda a aumentar a rentabilidade da empresa, pois torna possível a identificação das práticas que agregam mais valor tanto internamente, quanto externamente. Com o workflow, a organização também tem acesso rápido a dados confiáveis e transparentes, tornando o cotidiano mais eficaz.

Como funciona o Workflow?

Assim como toda metodologia, o workflow possui aspectos importantes para definir sua aplicação ao dia a dia da organização. Eles são:

• AD HOC: “AD HOC” é uma expressão em latim que significa “para essa finalidade”. Ela promove um tipo de workflow mais flexível, em que a improvisação pode ser utilizada para se adaptar às necessidades percebidas.
• Administrativo: Aqui são considerados processos mais burocráticos. Eles podem ser executados a partir de um workflow mais simples, uma vez que possibilita a melhor organização das informações.
• Produtivo: São ações que se repetem periodicamente, mas que exigem atenção por serem mais complexas e importantes. As atividades de um workflow produtivo podem ser manuais ou automatizadas, dependendo do planejamento da empresa.
• Colaborativo: Os fluxos de trabalho colaborativos são aqueles cujas tarefas dependem de um esforço coletivo para serem praticadas. Como ele é mais independente, não oferece tanta agilidade por poder demandar muitas ações repetidas, contudo é mais completo por promover a integração de habilidades/competências.
• Transacional: Estes são processos de trabalho cujas tarefas são efetivadas de maneira conjunta, porém em unidades de execução diferentes. As tarefas aqui podem ser automatizadas, mas necessitam de supervisão humana para autorizar ou não cada fase.

De forma a facilitar a construção desse sistema na empresa, existem metodologias para gerenciar as necessidades da organização. A primeira é o ciclo PDCA, que define um fluxo desde o diagnóstico dos problemas até as ações de melhoria contínua. Ele é dividido em: Plan, Do, Check e Act – em português, Planejar, Executar, Checar e Agir.

Já a segunda trata-se do Diagrama de Ishikawa, ou Diagrama de Causa e Efeito. Sua função é ajudar o empreendedor a organizar o raciocínio lógico e identificar todas as possíveis causas dos problemas verificados no fluxo de trabalho. A aplicação dessa metodologia é eficiente na gestão de qualidade, uma vez que permite uma perspectiva simples e objetiva de um obstáculo, facilitando sua solução.

Por fim, existe a Análise de Pareto, que ajuda a identificar as principais causas das dificuldades verificadas para priorizá-las na ordem das melhorias. Basicamente, ela tem como finalidade trazer uma forma fácil e visual de entender em quais fatores estão os problemas recorrentes, proporcionando um direcionamento mais ágil de esforços para sanar as necessidades.

Como criar um workflow para a sua empresa?

Para praticar a ideia do workflow de forma organizada, é importante escolher a ferramenta ideal para tornar esse processo mais simples. Diante disso:

1. Analise os processos internos da sua empresa: O primeiro passo é identificar os processos que farão parte do fluxo de trabalho. Nesta fase, os gestores devem reunir informações sobre as tarefas e os objetivos de seus funcionários, além da organização das pendências e a duração geral dos processos. Acima de tudo, um diagnóstico é essencial para traçar um bom workflow.

2. Defina os responsáveis: Para manter um bom controle sobre o andamento de todos os processos do workflow, é essencial designar de maneira clara quem é encarregado por cada tarefa. Isso promoverá transparência e uma melhor divisão das responsabilidades.

3. Liste tarefas, eventos, desvios e ações: Para garantir que o fluxo se encaminhe conforme o programado, é fundamental ter o planejamento de todas as tarefas e os desvios possíveis para se resguardar. É importante ressaltar que o workflow se constitui de: agentes, tarefas, eventos (iniciais e finais), entradas, saídas e bifurcações.

4. Acompanhe o desenvolvimento da ferramenta: Como toda ferramenta, é sempre importante acompanhar todo o seu desenvolvimento e execução. Sobretudo, é importante evitar erros como: repetição de processos, problemas com a diagramação da informação, falta de organização e, por fim, a ausência de uma boa capacitação aos funcionários.

Concluindo, criar um bom workflow para a sua organização é uma ótima alternativa para alcançar melhores resultados. Com esse recurso, será possível ter processos mais organizados e realizar planejamentos sólidos, prevendo consequências e prévias distorções dos processos no ambiente organizacional.

A EJMC trabalha sempre com o objetivo de otimizar os processos de nossos clientes e possibilitar o alcance de grandes resultados perante a execução das ferramentas. Como forma de auxiliá-lo a criar um bom workflow, temos nossos métodos de Gestão de Processos. Entre em contato conosco e saiba mais!

Autor: Emerson Santos