É certo dizer que o cenário pandêmico trouxe – e ainda traz – muitos problemas, prejuízos e desafios. No Brasil, atualmente, são quase 10 milhões de casos confirmados e mais de 250 mil óbitos.

De acordo com o G1, a economia do país enfrentou um déficit primário de 632,9 bilhões de reais, acumulado até outubro de 2020. O mesmo foi considerado o pior ano já registrado na série histórica do Banco Central e o sétimo seguido com as despesas públicas superando as receitas de impostos e contribuições.

Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), 33,5% das empresas em funcionamento reportaram que a pandemia teve um efeito negativo. Até o PIB (Produto Interno Bruto) brasileiro enfrentou seus altos e baixos.

Porém, apesar de todos esses problemas, a pandemia e, consequentemente, a necessidade de isolamento, proporcionaram inovação e novas tendências . Várias ferramentas surgiram, o que otimizou diversos processos e promoveu um índice considerável de adaptabilidade às empresas no mercado.

Uma dessas mudanças é a videoconferência, determinante para o surgimento do home office. Sobretudo, as organizações precisaram alterar sua dinâmica de trabalho e atuação. Com isso, as videoconferências tornaram-se essenciais para manter o funcionamento dos mais variados setores, sendo utilizadas para transmissão de eventos, cursos, reuniões corporativas e até mesmo audiências jurídicas.

Sem dúvida, as reuniões virtuais hoje são sinônimo de rapidez, acessibilidade e crescimento em cenários de crise. Segundo pesquisa da Wainhouse Research e da Polycom, em 2020 a reunião por videoconferência aumentou a eficiência e produtividade em 94% de 4,7 mil empresas. Ademais, 87% das respondentes tiveram redução de custos ao usarem o recurso.

Videoconferência: uma solução?

Videoconferência é, de certa forma, uma tecnologia de comunicação, a qual permite que as pessoas entrem em contato de qualquer parte do mundo por uma transmissão em vídeo. Ela se tornou parte da rotina de muitas organizações, visto que tem baixos custos e é fácil de mexer.

Em pouco tempo, aplicativos mais antigos como Skype e Hangouts, e os novatos Houseparty e Zoom, foram ganhando grande proporção no dia a dia das pessoas. Por outro lado, eventos como o chamado “Zoom fatigue“, que tem a ver com a sobrecarga de atenção necessária em chamadas, colocam em cheque o uso desses métodos como forma de continuar as atividades e compromissos.

Aliás, outra reclamação acerca disso é a ociosidade, que acaba criando um “gelo” entre os participantes de uma chamada e impossibilita climas mais leves e extrovertidos, os quais são mais frequentes presencialmente.

Vantagens

No contexto atual, em que as organizações exigem cada vez mais dos seus colaboradores e os prazos de entrega estão ficando cada vez mais reduzidos, 24 horas já não é suficiente para quantidade de tarefas que necessitam ser realizadas. Com isso, otimizar o tempo gasto com as atividades diárias, tornou-se sinônimo de lucratividade.

Segundo dados levantados pelo aplicativo de mobilidade Moovit, o Brasil tem 3 das 10 cidades do mundo que mais perdem tempo no deslocamento casa/trabalho. Consequentemente, reduz a produtividade, pois o colaborador já chega exausto no trabalho ou na reunião, e qualidade de vida.

Diante disso, uma das vantagens da videoconferência é a possiblidade de ser realizada em qualquer lugar, tendo como pré-requisito apenas uma conexão com a internet. Com isso, dispensa encontros físicos desnecessários e potencializa o tempo, que seria gasto com o deslocamento, para a preparação e execução da reunião.

Para as organizações atingirem a eficiência e eficácia em seus processos, é de suma importância manter toda a empresa alinhada com suas metas, objetivos e resultados. Porém, esse processo pode consumir um longo tempo, dada a dinâmica empresarial.

Diante disso, a videoconferência pode fomentar esse processo, pois não há limite de usuários por sessão, podendo, assim, comunicar, de uma única vez, toda a empresa em tempo real, não havendo necessidade de espera o dia subsequente. Além disso, existe a possibilidade de enviar documentos, fotos, vídeos, planilhas e entre outros, durante a execução da reunião, facilitando o entendimento dos participantes.

Desvantagens

É inegável que mudanças ocorrem diariamente, por exemplo lançamentos de novas tecnologias, novos métodos de trabalho e afins, em uma velocidade extraordinária. Ou seja, o que era pouco utilizado a alguns anos, hoje é extremamente usual e comum no dia a dia. Consequentemente, não conseguimos acompanhar a velocidade de tais mudanças e ficamos com um déficit de conhecimento.

Até pouco tempo, não era tão disseminado a utilização de videoconferências no dia a dia das organizações, em comparação aos dias atuais. Dessa forma é natural termos algum tipo de dificuldade na utilização desse novo meio de comunicação, principalmente para colaboradores de mais idade, que estavam habituados a outras formas mais rústicas de trabalhar.

Outra desvantagem das reuniões remotas é as oscilações da internet . Devido à grande demanda de usuários conectados a rede, a conexão pode ficar instável, causando interrupções e travamentos que podem causar ruídos na comunicação e no entendimento da reunião.

Além disso, diferente das reuniões presenciais, que são realizados em um local apropriado, as reuniões remotas, normalmente, são realizadas em um ambiente informal, que podem ter barulhos externos que atrapalhará a chamada de vídeo.

Qual a importância de “quebrar o gelo”?

Em uma reunião virtual, pode estar presente uma diversidade grande de cargos, indo desde um nível hierárquico mais baixo até o presidente da organização. Essa grande diferenciação de cargos pode causar desconforto nos participantes da sessão. Diante disso, é necessário “quebrar o gelo” para conseguir romper tais fronteiras dos cargos e deixarem todos no “mesmo nível”.

Além disso, esse momento de “quebrar o gelo” é fundamental para engajarem todos desde o começo da reunião, ajudando os participantes a ser sentirem mais familiarizado com os demais e fomentar o processo de criatividade, trazendo assim, as melhores ideias possíveis.

Formas de quebrar o Gelo

Uma das formas mais efetivas para se “quebrar o gelo” é chamado de rapport, que nada mais é que criar uma sinergia entre todos os presentes na reunião, consequentemente, um ambiente mais leve. O rapport leva em consideração todo o perfil da pessoa, seja a forma de falar, tonalidade de voz, gesticulação e entre outros.

Diante disso, existe algumas formas de aplicar essa técnica em uma reunião, tal como identificar um interesse em comum e desenvolver um diálogo sobre ele, com isso todos se sentem à vontade conversar sobre algo que gostam.

Outra forma é conhecida como técnica do espelhamento, que é “copiar” o perfil que outro tem, criando assim uma conexão entre todas as partes. O ser humano tem uma facilidade em confiar em pessoas que parecem mais com o seu perfil.

Em síntese, a videoconferência é uma ferramenta extremamente poderosa para potencializar os resultados da organização e facilitar o dia a dia dos colaboradores. Criar um ambiente amistoso e que todos possam contribuir, é de suma importância para alcançar todos os benefícios que a ferramenta disponibiliza.

Portanto, “quebrar o gelo” é necessário para criar conexões mais solidas entre os participantes, reduzir as distâncias impostas pelo distanciamento social e fomentar o trabalho em equipe.

Autores: Marcos Paulo e Emerson Santos