Como Realizar o Controle Financeiro da sua Empresa | Empresa Junior Mackenzie Consultoria

Como realizar o controle financeiro da sua empresa

Como realizar o controle financeiro da sua empresa

Com a finalidade de manter a saúde de suas finanças e o sucesso dos negócios, toda e qualquer empresa deve realizar um controle financeiro, o qual auxiliará no equilíbrio das contas, nas tomadas de decisões e, consequentemente, na geração de lucro, bem como no crescimento do empreendimento. Uma boa administração dos recursos requer conhecimento sobre o assunto, paciência, dedicação e deve ser um hábito no dia a dia empresarial.

Tal controle serve para dar ao empreendedor um real entendimento de sua situação financeira ao, por exemplo, identificar as entradas e saídas de caixa, as estimativas para as despesas e ganhos e quais serão suas metas, de modo que seja possível traçar estratégias para que tudo saia como o planejado, ou ainda, supere as expectativas.

Abaixo estão reunidas algumas práticas que têm o intuito de auxiliar os empreendedores na realização do controle financeiro de suas organizações:

1. Controle de caixa

É o fluxo de caixa, que nada mais é do que a movimentação financeira do seu negócio, ou seja, as entradas, que provém das vendas, seja de serviços, produtos ou de algum ativo da empresa, e saídas, as quais decorrem de impostos, da folha de pagamento, e contas de luz e água, por exemplo. Um fator importante ao efetuar o processo é o estabelecimento de um intervalo de tempo para a realização do controle, para que as comparações entre os períodos sejam viáveis.

Quando há o monitoramento das entradas e saídas de recursos do caixa, além de facilitar a compreensão da realidade de seu empreendimento, ainda é possível estabelecer um fluxo que lhe apontará um padrão nas movimentações financeiras, possibilitando o planejamento de ações futuras baseadas no levantamento realizado por tal controle. Essas ações podem ser voltadas à redução de gastos, otimização do uso de capital, projeção de investimentos, entre outras.

2. Classifique custos, despesas e receitas

Custos e despesas, apesar de parecerem, não são sinônimos. Os custos são os gastos relacionados aos bens e/ou serviços usados na fabricação do produto final vendido pela empresa. Exemplificando, eles podem ser relativos à aquisição de matéria-prima, mão de obra, embalagens, depreciação de equipamentos, contas de energia, entre outros.

Já as despesas são referentes à manutenção do seu negócio e não se relacionam diretamente com o produto final, como as despesas administrativas, por exemplo. Ambos os custos e despesas podem ser classificados como fixos, não variando conforme o volume produzido ou vendido, e variáveis, que correspondem aos gastos que aumentam ou diminuem de forma proporcional ao seu nível de atividade.

Quanto à receita, esta é o capital recebido em razão de alguma atividade exercida pela empresa, seja ela as vendas de bens, serviços, aplicações financeiras, assim por diante. No que tange as suas classificações, as receitas podem ser divididas em alguns tipos, porém os principais são: receita bruta, que é o valor total das vendas; receita líquida que, em outras palavras é a receita bruta após dedução de descontos oferecidos, impostos e devoluções, por exemplo. Por fim, a receita financeira, resultante das aplicações financeiras realizadas pela organização.

3. Registre todas as entradas e saídas de caixa

Como comentado anteriormente, é de extrema importância anotar quaisquer movimentações ocorridas nas finanças da empresa precisam ser anotadas, por mínimas que sejam. A não realização do registro de alguma saída ou entrada pode gerar gaps que podem impactar no diagnóstico da situação financeira, nas projeções, e tomadas de decisão. Essa máxima serve para qualquer funcionário da empresa, até mesmo seu dono.

4. Separe gastos

Separe os gastos da empresa dos gastos pessoais. Mesmo que pareça uma premissa básica, principalmente nos pequenos negócios ainda há o costume da utilização, por parte dos administradores, do dinheiro da organização para bancar gastos pessoais. A divisão deve ocorrer, visto que tal falta de disciplina pode resultar em um desembolso em excesso que não será pago pelos lucros.

5. Acompanhe os indicadores financeiros

Os indicadores financeiros servem como medidores de desempenho da situação financeira de um empreendimento, averiguando se ela se encontra saudável ou não. Eles são calculados com base nas principais demonstrações financeiras, como o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Demonstrativo do Fluxo de Caixa (DFC). Com os indicadores é possível conhecer as performances passadas e obter parâmetros para a determinação de metas financeiras. Os índices podem ser divididos em cinco grupos:

  • Indicadores de Liquidez: são aqueles que medem a capacidade de cumprimento das obrigações de curto prazo, como o Índice de Liquidez Corrente (ILC) e o Índice de Liquidez Seca (ILS);
  • Indicadores de Atividade: os de giro medem a otimização do total de ativos e de recursos empregues na empresa, como o Índice de Giro dos Estoques e Índice de Giro do Ativo. Os referentes aos prazos podem medir o Prazo Médio de Pagamento (PMP) ou de Recebimento (PMR) e identificar o ciclo financeiro da empresa (PMP - PMR);
  • Indicadores de Endividamento: aferem o grau de endividamento de uma organização e qual é a sua capacidade de pagamento de juros, como o Índice de Endividamento sobre o Ativo (EA) e a Estrutura de Capital (EC);
  • Indicadores de Lucratividade: os de margem calculam o percentual de lucro vindo das vendas, como a Margem Operacional ou EBIT, a Margem de Geração de Caixa Operacional Bruto ou EBTIDA, e a Margem Líquida (ML); já os de pagamentos de dividendos e retenção de lucro mensuram qual é o retorno dos acionistas em relação ao lucro e reinvestimento, sendo eles: o Índice de Payout e o Índice de Retenção do Lucro Líquido; os indicadores de retorno são aqueles que calculam a capacidade de geração de lucro sobre o ativo e o patrimônio líquido, como o Retorno sobre o Ativo (ROA) e o Retorno sobre o Patrimônio Líquido (ROE);
  • Indicadores de Mercado: esses relacionam o preço da ação da empresa a seus lucros, como a Capitalização de Mercado, mais conhecida como Market Cap, que nada mais é do que a totalidade do valor de mercado das ações de dada empresa, calculado pela multiplicação do número total de ações circulantes, pelo valor de cada ação.

6. Tecnologia

Utilize a tecnologia a seu favor. Hoje em dia há várias plataformas de gestão de processos organizacionais, inclusive os financeiros. Com elas, você pode ter uma fácil visualização da situação, e ainda, automatizar alguns processos que envolvam suas finanças. Dois bons exemplos de sites que realizam tal gestão são o ContaAzul e o Pipefy.

7. Contrate um contador

Não é uma simples tarefa gerir as finanças de uma empresa, pois tal atividade demanda muito conhecimento e dedicação e se for realizada por alguém que não possua o know-how e não consiga destinar o tempo necessário para a execução das tarefas demandadas, terá grandes chances de apresentar falhas, o que impactaria negativamente na saúde financeira do empreendimento.

Para não haver erros e dores de cabeça desnecessárias, contrate um profissional contábil para cuidar de toda a burocracia, além de auxiliar no controle financeiro. A ajuda de um contador pode ser imprescindível para o crescimento e sucesso dos negócios, já que determinados documentos podem apenas ser assinados por um contador inscrito no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).

Apesar de ser um assunto complexo e passível de erros, ao se tomar os devidos cuidados e ao adotar as medidas adequadas, o controle financeiro pode, e deve ser empregado, em toda e qualquer empresa, pois sem ele nenhum negócio terá a capacidade de sobreviver por muito tempo.

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