A eficiência de qualquer organização está conectada à qualidade com que os processos são executados. Os processos de gestão de uma empresa são determinantes para que ela tenha sucesso, por isso eles devem ser feitos de acordo com um planejamento bem estruturado, além de focar em otimizar a gestão do modelo de negócio.

Com isso, o conceito de BPM cai como uma luva quando a empresa almeja gerenciar os processos, buscar otimizações contínuas, identificar fraquezas e melhorar o fluxo de trabalho. Sua sigla se remete ao Business Process Management, ou traduzido para o português, Gerenciamento de Processos de Negócio.

O BPM é uma abordagem de gerenciamento adaptável, desenvolvido com o objetivo de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, tanto dentro quanto fora da empresa. Sobretudo, ele define um conjunto de práticas para mapear todos os processos organizacionais, identificar problemas no dia a dia da organização e aperfeiçoá-la de forma eficiente.

Este conceito apareceu de forma independente nos Estados Unidos por volta de 2001, colocando-se como uma abordagem sistemática para tornar o fluxo de trabalho de uma organização mais eficiente e capaz de se adaptar a um ambiente de mudança constante.

Sabemos que o mercado está bem competitivo e desafiador, com novas demandas surgindo a todo momento. Com isso, investir em métodos advindos do BPM torna-se uma alternativa para sempre estar preparado aos movimentos do mercado.

É fundamental afirmar que o Business Process Management não é uma metodologia nem uma ferramenta ou software específico. Sobretudo, ele é uma disciplina de gestão, isto é, um conjunto de conhecimentos sobre princípios e práticas de controle de processos que podem ser implementados.

Para compreender melhor, o BPM expõe a forma como os processos precisam ser executados para que as melhorias sejam aplicadas na forma e tempo certos. Consequentemente, as tomadas de decisão são bem mais assertivas, auxiliando a organização a tanto resolver problemas quanto melhorar o que já é considerado bom.

Para isso, alguns aspectos são fundamentais para tornar sua prática possível:

• Inovação;
• Estratégias;
• Objetivos;
• Cultura;
• Flexibilidade;
• Papéis;
• Métodos;
• Tecnologia.

Benefícios do BPM

Independentemente do porte da empresa, são executados diversos processos diariamente. Com isso, é essencial que todos eles sejam monitorados continuamente e da forma mais constante possível, já que a forma em que são empreendidos impactam diretamente nos resultados de uma organização.

Diante disso, o BPM torna-se um grande aliado para gestores, dado que o possibilita ter uma visão holística de toda a cadeira de processos e promove assertividade da tomada de decisão. Além disso, quando o BPM é implementado corretamente, é possível constatar diversos benefícios, tais como:

1. Eficiência nos custos operacionais

É de suma importância que os gestores da organização entendam etapas de seus processos internos. Dessa forma, será possível obter diversos insights que auxiliarão na redução de custos.

Devido a isso, é possível ter um aumento significativo na lucratividade da empresa. Com isso, a mesma poderá investir em novos maquinários, na capacitação de seus associados e na melhoria da estrutura da empresa. No médio prazo, esses investimentos se converterão em mais competitividade no mercado.

• Eficácia na cadeira produtiva

Um dos principais benefícios propostos pela BPM é a agilidade na identificação de gaps em sua produção, possibilitando ao administrador traçar planos de ação mais rápidos e assertivos.

Consequentemente, todo o fluxo de trabalho se tornará mais fluído, ou seja, a organização conseguirá produzir mais insumos em menos tempo, dispondo de menos mão de obra e menos gastos. Com isso, melhoras significativas na jornada do cliente serão possíveis, ocasionando uma maior satisfação e potencializando as chances de fidelização.

• Controle

Empreendimentos que utilizam o BPM para gerir seu negócio, possuem o máximo de controle em todos os processos desenvolvidos na empresa, o que mitigará chances de algo não sair conforme o planejamento estratégico, consequentemente diminuirá a probabilidade de ter resultados indesejáveis.

Para isso, é fundamental que empresa estruture os indicadores de performance (KPIs), além do próprio BPM, para que o gestor possa compreender quais estratégias estão dando resultado.

• Transparência

Para uma organização atingir o seu ápice do sucesso empresarial, é fundamental que todos os associados estejam alinhados com os objetivos traçados para a gestão. Além disso, é essencial que os processos internos possuam uma padronização efetiva, para que o nível operacional realize suas atividades com maior qualidade.

Desse modo, é provável que os associados criem uma cultura colaborativa entre eles, ou seja, comecem a se ajudar mutuamente no dia a dia da empresa, gerando assim uma sinergia entre a equipe. Com isso, grande parte dos associados se sentirão mais engajados com a rotina e mais motivados, o que refletirá na produtividade da empresa.

Como implementar na empresa?

É essencial que o BPM seja executado desde o início das atividades, desse modo a empresa pode ter um crescimento consolidado nas bases da gestão de processos, acarretando em uma organização mais competitiva no mercado.

Para realizar a implementação assertiva dessa metodologia em seu negócio, é fundamental entender todas as etapas da BPM. São elas:

1. Planejamento

Essa fase é fundamental para todo o desenvolvimento da BPM, pois serão levantadas todas as informações pertinentes a cadeia de processos internos da empresa. Além disso, há outros dados como o custo de cada processo, o tempo despendido para sua execução, entre outras informações.

• Análise ou mapeamento

Após o levantamento de todas as informações, é o momento de analisar detalhadamente cada processo, buscando compreender como é feito e possíveis gaps que podem prejudicar a eficiência dos processos. Para facilitar isso, é recomendável que a empresa desenvolva a sua cadeia de valor, ou seja, como as áreas se relacionam entre si.

Além disso, é importante realizar um Mapeamento de Processos (uma das principais ferramentas oferecidas pela EJMC), visando facilitar a compreensão e análise de cada procedimento.

• Implementação

Logo após a análise e identificação dos possíveis gaps, é o momento de colocar em prática as estratégias que fomentarão a cadeia produtiva da empresa. Posteriormente, após a aplicação de todas as mudanças necessárias, é fundamental realizar uma reunião de alinhamento com todos os associados da empresa, visando demonstrar quais foram as mudanças, os impactos e possíveis benefícios que as propiciadas pelas modificações.

• Monitoramento dos processos

É de suma importância que os gestores monitorem continuamente as mudanças implementadas, com objetivo de identificar possíveis desvios do planejamento e alterações. Para isso, deverão ser implementados Indicadores de Desempenho, que mensurarão tais gaps.

• Aperfeiçoamento

Um dos principais pilares da BPM é o constante aperfeiçoamento dos processos da empresa. Portanto, é essencial realizar monitoramentos constantes e estratégias de melhoramento na cadeia produtiva da organização. Uma das ferramentas que pode auxiliar nesse monitoramento, é a Análise SWOT

Em síntese, a aplicação da metodologia BPM em seu negócio pode ser um grande facilitador para garantir resultados expressivos. Além disso, poderá ajudar na redução de custos, eficiência nos processos, motivação dos associados, entre outros. A Empresa Junior Mackenzie Consultoria, pode ajudá-lo nesse processo com soluções inovadoras. Entre em contato conosco!

Autores: Emerson Santos e Marcos Paulo Santos